Een gestructureerd factureringsproces dankzij Lean Six Sigma

Bij één van de grootste advocatenkantoren in Nederland is dankzij Lean Six Sigma het factureringsproces aangepakt. Vanuit het bedrijf was er de wens om meer structuur aan te brengen in de facturering. Hierdoor moet er een vast moment zijn in de maand dat cliënten een factuur ontvangen. De situatie dat cliënten onregelmatig facturen krijgen is ongewenst. Daarom is cursiste Mickey van Helden een Lean Six Sigma verbeterproject gestart. Benieuwd hoe dit project gegaan is? Lees snel verder!

Structuur creëren in de facturering

Om het doel van het project te behalen moet de doorlooptijd van het factureringsproces verkort worden. In eerste instantie wordt er tijdens het project op de belangrijkste groep cliënten gericht. Daarbij moet het proces zo worden ingericht dat facturen op de 15^e dag van de maand bezorgd worden. Aan het begin van het project was de doorlooptijd 20,3 dagen. Het doel is om de doorlooptijd van het facturatieproces te verminderen naar 8 dagen. Hiervan moet 80% deze termijn halen. Een uitdagende doelstelling.

Het projectteam:

Er is een projectteam samengesteld om het proces te verbeteren. Het team is samengesteld op basis van mensen die verbonden zijn met het factureringsproces. Dit zijn zowel medewerkers van de finance-afdeling als de advocatuurpraktijk.

De juiste data verzameld

Om tot oplossingsgerichte verbeteringen te komen is data nodig. Daarom is er 3 maanden lang data verzameld om de doorlooptijd vast te stellen. Door een statistische analyse te maken is alle data vergeleken. Daarbij zijn er verschillende Lean Six Sigma tools gebruikt om de oorzaken te bepalen. Uiteindelijk is hieruit gekomen dat de meeste vertraging ontstaat bij advocaten die een rol hebben in het facturatieproces. Hier is dan ook de focus opgelegd tijdens het project.

Iedereen bezit de juiste kennis

Om de doorlooptijd te verkorten hebben betrokkenen veel informatie met elkaar gedeeld. Hierdoor heeft iedereen meer kennis over het facturatieproces. Daarnaast zijn er instructiedocumenten ontwikkeld waardoor de doorlooptijd goed gemeten kan worden. Hierdoor kan er worden bijgestuurd tijdens de uitvoering van het verbeterproject. Dit komt de doorlooptijd ten goede.

De resultaten tijdens de pilot

Tijdens de pilot van het project is de doorlooptijd van facturen verminderd van 21,2 dagen naar 13,7 dagen. Daarbij is er een verschil te zien van 5 dagen doorlooptijd tussen de groep die wel deelnam aan de pilot en de groep welke geen deel heeft genomen. Daarnaast is ook de wisselwerking tussen het ‘billing-team’ en het management verbeterd. Dit heeft een positief effect gehad op de algehele teamgeest. Het verbeterproject wordt nu volledig geïmplementeerd in het bedrijf. Door de positieve resultaten tijdens de pilot is men hoopvol over het behalen van de doelstellingen.

Wil jij ook continu verbeteren?

We willen cursiste Mickey van Helden feliciteren met het behaalde resultaat. Wil jij ook de doorlooptijd van een proces verkorten? Bekijk dan eens ons opleidingsaanbod. Er zijn diverse opleidingen voor ieder niveau!