Kaizen

In 1986 bracht dhr. Masaaki Imai een boek uit met de titel: Kaizen, the key to Japan’s Competitive Succes. Masaaki bracht daarmee het verschil op gebied van verandermanagement tussen de Westerse wereld en Japan aan het licht. Het verschil? Kaizen.

Fundamenteel verschil met traditioneel Westerse management

Het fundamentele verschil ligt in verandermanagent en het managen van veranderingen. Dit verschil is beter uit te leggen als het managen van geleidelijke verandering (Change management / Kaizen) en het managen van abrupte verandering (Management of Change). Het is de cultuur van Japanse organisaties om geleidelijke veranderingen continu te initiëren. Traditioneel gezien is het de taak van Westerse managers om abrupte veranderingen beheerst door te voeren. In beide gevallen wordt wel gesproken over change management, maar in Japan heeft dat begrip een andere betekenis.

Wat is Kaizen?

Kaizen betekent ‘continu verbeteren’ en is een georganiseerd gebruik van gezond verstand om kosten te besparen, kwaliteit te verhogen, levertijden te verkorten en klanttevredenheid te vergroten. Kaizen is een cultuur en niet zozeer een stappenplan of model. Wel zijn er manieren om een Kaizen cultuur te voeden, zoals Kaizen events en Gemba Kaizen. Uiteraard draagt procesverbeteren met Lean Six Sigma bij aan een Kaizen cultuur.

3 tot 5 daagse event

Een Kaizen event is een 3- tot 5 dagen durend project dat van probleem tot en met de implementatie van oplossingen loopt. De Japanse term voor een Kaizen event is ‘Kaikaku’ (radical change). General Electric noemt een Kaizen event een Workout of ‘Blitz’. De kenmerken van een Kaizen event:

• Project met een looptijd van 3 tot 5 dagen
• 100% toegewijde resources
• Tot en met implementatie
• Project met een beperkt bereik
• Probleem is urgent
• Oplossing is nog niet bekend

Een Kaizen event is het antwoord van Lean op een 3 tot 5 maanden durend project. In een project als deze zitten veel verspillingen, zoals overproductie, wachttijden en defecten.

Gemba Kaizen

Gemba Kaizen betekent ‘continu verbeteren van de werkplek’. De medewerkers hebben de producten of diensten van klanten ‘in handen’. Om deze reden is het belangrijk de uitvoering op de werkvloer te verbeteren en hier de praktische problemen op te sporen. Deze managementstijl heet ‘Kaizen Management’.  Problemen op de werkvloer zijn geen managementproblemen en de oplossing moet dan ook niet vanuit het management komen. De uitvoerders kunnen deze operationele (uitvoerende) problemen beter zelf oplossen. Zij spenderen hele dagen op de werkvloer en hebben de meeste kennis hierover. De Westerse term voor een Kaizen Management is Operational Excellence. Ook in die denkwijze gaat het om het continu verbeteren van de operationele gang van zaken, waarin uitvoerders en leidinggevenden ieder een eigen rol en verantwoordelijkheid hebben.

De Kaizen manager

De Kaizen manager brengt tijd door op de gemba (werkplek) en observeert wat er allemaal gebeurd. Ook de medewerkers observeren en samen bespreken zij deze observaties. De Kaizen manager is verantwoordelijk voor het starten van 5S initiatieven en Standard Operating Procedures. Hij of zij geeft de medewerkers veel tijd om verbeteringen door te voeren op de werkplek.  De Kaizen manager heeft een coachende rol binnen dit proces. Als er iets fout gaat in de dagelijkse werkzaamheden neemt de Kaizen manager een noodmaatregel en bespreekt daarna het probleem met de uitvoerende die de leiding hebben. De Kaizen manager communiceert het beleid van de organisatie aan de medewerkers, creëert een veilige, zekere werkomgeving en zorgt voor het wegnemen van barrières die medewerkers ervaren bij het verbeteren van hun gemba.  Medewerkers die geleerd hebben zichzelf en de gemba continu te verbeteren, zijn waardevol voor organisatie. Zij kunnen met hun kennis en ervaring op andere plekken worden ingezet.

In verhouding tot Lean Six Sigma

Kaizen en Lean Six Sigma zijn beide methodieken om klanttevredenheid te verhogen, duurzame verbetering van het bedrijfsresultaat te realiseren en op gestructureerde wijze continu te verbeteren. Het gaat bij beide om het reduceren van verspillingen en variatie.  Kaizen gaat nog iets verder in op de bewustwording van het management en de medewerkers. Lean Six Sigma focust zich daarentegen meer op de financiële resultaten van de organisatie. Kaizen werkt het beste als de gehele organisatie meewerkt, Lean Six Sigma projecten kunnen uitgevoerd worden door een bepaald deel van de organisatie.

Leren om Kaizen toe te passen?

Wilt u meer weten over hoe u Kaizen kunt toepassen of wilt u een team opleiden tot Kaizen experts? Volg dan onze Lean Leader training of klik hier voor meer informatie over onze online Kaizen training.