PDCA Cyclus

PDCA, ook wel bekend als de Plan-Do-Check-Act cyclus, is een bewezen en krachtige verbetermethode die veel gebruikt wordt binnen organisaties. Met de PDCA Cyclus worden plannen opgesteld, acties uitgevoerd en er wordt continu geëvalueerd. De bedoeling bij deze cyclus is dat er continu kwaliteit gewaarborgd wordt. Hierom wordt er veel geëvalueerd, zodat er bijgestuurd kan worden en weer gestart kan worden bij de eerste stap.

De kracht van de PDCA Cyclus

De PDCA Cyclus, een procesverbetermethode van Deming, is een model uit de jaren ’30. Het is één van de oudste en populairste methoden die binnen het management van ieder bedrijf wordt toegepast. De cyclus geeft namelijk inzichten in een hoop belangrijke zaken, namelijk:

– Eenvoudige methodiek, mogelijk voor iedere branche

De PDCA Cyclus is eenvoudig toe te passen en is geschikt voor iedere branche. Het biedt veel toegevoegde waarde die direct uitgewerkt kan worden.

– Concurrentie inzichten

Met de PDCA Cyclus kijk je naar de doelstellingen van een bedrijf. Ook worden knelpunten in kaart gebracht. Hiermee worden bijvoorbeeld ook concurrenten in kaart gebracht die op specifieke punten beter scoren. Op basis van al deze informatie, kunnen er nieuwe doelstellingen geformuleerd worden die zorgen voor een verbeterd proces.

– Juiste doelstellingen hanteren

In de PDCA Cyclus worden doelstellingen SMART geformuleerd. Voor veel bedrijven betekent dit dat er opnieuw wordt gekeken naar de doelstellingen. In de vierde stap worden er vaak doelstellingen aangepast en bijgestuurd, nadat er evaluaties hebben plaatsgevonden in stap 3.

– Structuur van processen

Meten is weten en met deze cyclus wordt er in zowel stap 2 als stap 3 continu gemonitord. Zo wordt er veel informatie verzameld waardoor er meer structuur wordt gegeven aan processen. Wat gaat goed, wat kan er beter? Dit zijn vragen die er gesteld worden in de cyclus.

PDCA Cyclus in de praktijk

Het uitwerken van een methode ziet er in de praktijk vaak anders uit. De PDCA Cyclus bestaat uit vier stappen: plan, do, check en act.

Plan

Plan is de eerste stap in de PDCA Cyclus. Tijdens deze eerste stap wordt er een plan opgesteld waarin beoogde resultaten duidelijk zijn omschreven. Dit betekent dat doelstellingen SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) geformuleerd zijn. Verder is het noodzakelijk dat randvoorwaarden en alle beschikbare middelen ook omschreven zijn.

Do

De tweede stap, Do, gaat over de uitvoering en realisatie van het goedgekeurde plan. De activiteiten en prestaties worden tijdens de uitvoering continu geregistreerd en beoordeeld. Hierbij is het belangrijk dat alle betrokkenen de urgentie voelen het beleid uit te voeren en de juiste resultaten te behalen. Het monitoren van de activiteiten en prestaties geeft een beter inzicht op de voortang en wat eventueel anders kan.

Check

De derde stap in de PDCA Cyclus, ook wel Check genoemd, gaat over het vergelijken van de behaalde resultaten met de resultaten die het bedrijf voor ogen heeft. Er wordt uitgebreid gekeken naar de verschillen en de mogelijke oorzaken hiervan. Hier worden vragen gesteld zoals ‘Is het beleid effectief?’ en ‘Bereiken we zo het gewenste resultaat?’.

Act

De laatste stap, Act, wordt bijgestuurd na de evaluatie in stap 3. Er worden bepaalde maatregelen getroffen om alsnog de geformuleerde resultaten te behalen. Met de PDCA Cyclus kunnen verbeterpunten en kwetsbaarheden goed in kaart worden gebracht. Uit de evaluatie blijken andere stappen naar voren te komen die in de vierde stap, Act, toegepast kunnen worden.

Wanneer wordt de PDCA Cyclus gebruikt?

De PDCA Cyclus kan in elke sector toegepast worden. Het is daarnaast ook te gebruiken voor elk proces waar verbetering nodig is. De meest gebruikelijke processen waarbij de PDCA Cyclus wordt toegepast zijn:

• Financiële prestaties van een bedrijf verbeteren
• Klanttevredenheid verhogen met minder kosten
• Kwaliteitsverbetering in diverse werkzaamheden

Belangrijke ondersteunende Lean tools

De PDCA Cyclus is zo sterk, dat het goed te combineren is met verschillende tools uit de Lean wereld. Door andere tools te gebruiken leer je de cyclus nog beter uit te werken en kunnen inzichten nog beter in kaart gebracht worden.

Tools voor de Plan-fase

De volgende tools zijn effectief in de eerste fase, ook wel de plan-fase genoemd:

5 times why

De 5 times why, oftewel de 5 keer waarom methode, is een erg effectieve Six Sigma tool. Toyota heeft de tool ontwikkeld voor productie gerelateerde problemen. Inmiddels is deze tool erg populair bij veel bedrijven.

Met de 5 times why tool identificeer je de oorzaak van een probleem door 5 keer de waarom-vraag te stellen. Allereerst wordt het probleem geïdentificeerd, dus: ‘Waarom is dit probleem ontstaan’. Het antwoord is een nieuw of ander probleem. Vervolgens wordt de vraag ‘Waar is dit probleem ontstaan?’ beantwoord. Deze stappen worden herhaald tot je bij de kern, ook wel de root-cause genoemd, van het probleem bent gekomen. De root cause wordt verder uitgewerkt in de volgende fase. Het is hierbij gebruikelijk om een mindmap te maken om de analyse te visualiseren.

Value Stream Mapping

Met Value Stream Mapping (VSM) wordt een proces volledig zichtbaar gemaakt en aangevuld met zo veel mogelijk relevante data en informatie. Hieruit volgt een duidelijk overzicht hoe een product door het proces bij de klant terechtkomt. Verder worden er inzichten opgedaan in alle verspillingen en overbodige stappen die genomen zijn in het proces.

Swim Lane Diagram

Een Swim Lane Diagram, of stroomschema, onderscheidt de taakverdeling en verantwoordelijkheden voor sub-processen van een groot bedrijfsproces. Dit hulpmiddel kan zowel horizontaal als verticaal opgesteld worden.

Tools voor de Do-fase

Bekende hulpmiddelen die veel worden gebruikt in de Do-fase:

Datakwaliteit verhogen

De kwaliteit van je data is in deze fase cruciaal. Er worden namelijk veel gegevens en informatie geregistreerd. Is je data niet op orde? Dan krijg je onbetrouwbare informatie, wat ervoor zorgt dat je processen niet op de juiste manier kunt verbeteren.

Business Intelligence tools

In de Do-fase worden gegevens verzameld. Door Business Intelligence tools te gebruiken, kun je op een eenvoudige manier veel gegevens verzamelen, categoriseren en monitoren. Dit bespaart veel tijd.

Tools voor de Check-fase

Tijdens de Check-fase worden de verzamelde gegevens in de gaten gehouden en bijgestuurd waar nodig. Hulpmiddelen die dit efficiënt kunnen oppakken zijn:

KPI-Dashboard

Er worden diverse analyses uitgevoerd in de Check-fase. Uit deze analyses volgen bepaalde resultaten. Passen deze bij de KPI’s van het bedrijf? Zo niet, hoe kan dit efficiënt aangepast worden? Waar gaat het goed en waar gaat het fout? Door dit inzichtelijk te brengen kan er goed feedback gegeven worden.

Feedback

Tijdens het bespreken van de verzamelde informatie worden de doelstellingen uit de eerste fase erbij gepakt. Welke doelstelling is bereikt? Welke doelstelling dient bijgestuurd te worden en welke doelstelling kan verwijderd worden? Zo zijn er veel vragen die beantwoord dienen te worden.

Tools voor de Act-fase

In de Act-fase worden verbetertrajecten doorgevoerd. Er worden testen uitgevoerd en het proces wordt verbeterd. De testen worden gemonitord om te zien hoe de nieuwe doelstelling bereikt zullen worden. We kijken dan naar hulpmiddelen zoals procesmanagement. Bij procesmanagement wordt een proces heringericht. Hier spelen een hoop aspecten een rol wat de laatste stap ingewikkeld kan maken.

PDCA cyclus in onze trainingen

Aan de slag met de PDCA cyclus? De PDCA cyclus wordt behandeld in onze Lean en Green Belt trainingen. Vraag de studiegids aan voor meer informatie over de studieprogramma’s, examinering en voorbereiding. Of neem contact met ons op voor studieadvies op maat.