DMAIC Project: De Define fase

Het DMAIC model is een gestructureerde aanpak om de kwaliteit en voorspelbaarheid van de resultaten van bedrijfs-/organisatie processen te verbeteren. DMAIC wordt toegepast binnen Lean Six Sigma en is een Engelse afkorting van de 5 fases van een project.

DMAIC en staat voor: De Define fase, De Measure fase, De Analyse fase, De Improve fase en De Control fase. Deze 5 fases zijn in 12 stappen onderverdeeld. Dit stappenplan helpt om de 5 fases goed uit te voeren.

Vandaag duiken we wat dieper in de eerste fase. We leggen je uit hoe je de Define fase aanpakt, wat de do’s en don’ts zijn en geven je een aantal handige tools mee.

De Define fase

Het doel van de Define fase is beschrijven van het aan te pakken probleem en de waarde van het probleem voor de business. In deze fase stel je ook het verbeterteam samen.

Binnen de Define fase staan de volgende twee stappen van het 12-stappenplan centraal:

1. Projectselectie en scope
2. Definitie van het Defect

1. Projectselectie en scope

De projectselectie vindt meestal voorafgaand aan de start van je project plaats. Er wordt dan een workshop gehouden waarin op basis van de bedrijfsdoelstellingen en de klantwaarde gekeken wordt waar dingen niet goed lopen en waar binnen de processen. Dat zijn de onderwerpen waar je een project op zou kunnen starten. Zodra dat onderwerp helder is, start het project binnen het (deel van) het proces waar de problemen optreden.

2. Definitie van het Defect

Zodra het onderwerp van je project helder is, is het zaak om de probleemstelling, of Defect zoals dat bij Lean Six Sigma heet, goed scherp te krijgen. Neem hier voldoende tijd voor en stem regelmatig af met je sponsor, zo kom je stap voor stap tot een goede defect omschrijving.

Als projectleider (Belt) ben jij verantwoordelijk om door te vragen en relevantie informatie boven tafel te krijgen, waarmee je het defect zo concreet mogelijk en meetbaar kan krijgen. Dit heb je nodig om aan het eind van het project aan te kunnen tonen dat je daadwerkelijk wat verbeterd hebt. Ook scheelt het je een hoop tijd en kan je onnodige discussies later in je project voorkomen.

Als je het defect en scope concreet hebt is het belangrijk om een goede inschatting te maken van de tijdsbesteding van je teamleden en andere stakeholders. In je projectcharter kan je hier meer informatie over kwijt. Dit zorgt dat je bij de relevante leidinggevenden die tijd kan claimen.

Wat zijn valkuilen in de Define fase?

• Project keuze: In veel organisaties wordt deze stap overgeslagen en kiezen de Belts hun eigen project. De kans is hierbij groot dat het project niet of onvoldoende aansluit bij de strategische organisatiedoelen, waardoor het project moeilijk van de grond komt. De sponsor (opdrachtgever) is onvoldoende aangehaakt en/of voelt de ‘pijn’ van het project niet en zal zich onvoldoende inzetten om eventuele roadblocks te helpen oplossen
• Te brede scope: Veel Belts en Sponsors hebben de neiging om de scope te breed te maken, waardoor je uit de tijd loopt, of het moeilijker is om de focus te bewaren.
• Onduidelijke probleemstelling: Een sponsor komt nogal eens met een probleemstelling op het niveau van “hij doet het niet”. Veel mensen hebben dan de neiging om te gaan rennen en ‘het’ te fixen, maar als je niet weet wat ‘hij’ is en wat hij had moeten doen dat hij nu niet doet, dan ben je waarschijnlijk bezig met brandjes blussen in plaats van een probleem op te lossen.
• Oplossing al bekend: Sponsoren en Belt kunnen al een oplossing in gedachten hebben. Als deze oplossing al duidelijk is, heb je geen DMAIC project nodig, maar moet je gewoon gaan implementeren. Als de kernoorzaken en de oplossing nog niet bekend zijn, kan de DMAIC aanpak je goed helpen.
• Geen tijd teamleden/belt: Het komt nogal eens voor dat Belts enthousiast met hun project van start gaat, maar er na een tijdje achter komen dat een project naast hun werk best veel tijd kost. Het effect is dat het project op het tweede plan komt en dus veel langer duurt dan gepland, of helemaal niet meer afgerond wordt. Hetzelfde geldt voor de verbeterteam leden. Maak dus van tevoren een goede inschatting van hoeveel tijd het gaat kosten en krijg hier commitment voor.
• Weerstand: In alle fasen van je project kan je op weerstand stuiten. In de Define fase komt de weerstand bij stakeholders van het niet inzien van het nut en de noodzaak van dit project. Waarom moeten we het doen en waarom nu. Het effect is het niet vrijgespeeld krijgen van teamleden en een moeizame besluitvorming.
• Geen of onvoldoende betrokken opdrachtgever: aansluitend bij het punt hierboven. Als de opdrachtgever/sponsor het nut en de noodzaak van het project niet inziet, als hij/zij er niet ‘wakker van ligt’, dan zal je sponsor zich niet inzetten om jou te helpen voortgang in het project te houden.

Welke tools kun je goed gebruiken in de Define fase?

• Projectselectie workshop
• CtQ-flowdow
• SIPOC
• Project charter
• ‘5x why’
• Stakeholder analyse

Veelgestelde vragen over de Define fase

Wat is een goed Lean Six Sigma project?

• Een goed Lean Six Sigma project gaat over een procesverbetering en het oplossen van een probleem in het proces.
• Het defect komt vanuit de VoC (Voice of the Customer), VoB (Voice of the Business), VoP (Voice of the Process) en/of VoE (Voice of the Employee).
• Er is data beschikbaar over het proces en het defect, of deze data is zelf te meten.

Wie heb ik nodig om de project charter in te vullen?

• De projectcharter vul je als Belt zelf in en stem je regelmatig af met je Sponsor.

Met wie maak ik de stakeholder analyse?

• De stakeholder analyse maak je meestal met je opdrachtgever, omdat het gevoelig kan liggen. In sommige gevallen kan je hem met je projectteam maken, maar dan moet je zeker weten dat er geen gevoeligheden in de weg zitten.

Hoe baken ik de scope goed af?

• Voor het afbakenen van de scope kan je de SIPOC gebruiken. De ‘Input’ en de ‘Output’ zijn de grenzen van het deel van het proces dat je op gaat pakken.
• Daarnaast is het ook belangrijk om te kijken naar locaties, markten, productlijnen en dergelijke. Het kan handig zijn om op één locatie te beginnen en daarna uit te breiden naar de andere.
• Geef ook duidelijk aan wat er NIET in scope zit. Daarmee voorkom je discussies later in het project en/of het willen toevoegen van extra onderwerpen waar door je doorlooptijd langer wordt dan gepland.

Meer weten?

Wil je leren hoe je DMAIC voor jouw organisatie in de praktijk kan brengen? Download dan onze brochure om te kijken welke training het beste bij jou past. Of volg hier onze gratis White Belt training.