De DMAIC methode – Define, Measure, Analyse, Improve en Control – is een beproefde techniek voor procesverbetering binnen Lean Six Sigma. Elke fase heeft zijn eigen doel en aanpak, maar samen zorgen ze voor blijvende verandering en meetbaar resultaat.
In dit laatste artikel van de reeks bespreken we de Control-fase. Je leert hoe je verbeteringen borgt, afwijkingen monitort en welke tools je kunt gebruiken om kwaliteit continu te blijven beheersen.
De Control fase
Het doel van de laatste fase in het DMAIC model is het implementeren van de gekozen oplossingen en zorgen dat deze geborgd worden in het proces en de organisatie.
Binnen de Control fase staan de volgende stappen van het DMAIC stappenplan centraal:
- Borging en analyseren meetsysteem
- Implementatie en aantonen van de verbetering
- Projectdocumentatie en overdracht
10. Borging en analyseren meetsysteem
In deze stap worden in het Control Plan de procesveranderingen vastgelegd. Voor elke hoofdoorzaak wordt aangegeven hoe deze operationeel beheerst wordt. Tevens wordt in het Control Plan aangegeven hoe de project Y gemonitord wordt en wie verantwoordelijk is voor het corrigeren van problemen. Het control plan legt ook vast wanneer er controles of audits worden uitgevoerd op het proces en de procesaanpassing, om zeker te stellen dat de veranderingen blijvend zijn.
11. Implementatie en aantonen van de verbetering
Het is belangrijk dat de implementatie van de oplossing beheerst wordt doorgevoerd in het proces. Veel organisaties hebben een eigen projectmanagement methode omarmd. Het verdient de aanbeveling om aan te sluiten bij de bestaande projectmanagement methode onder de voorwaarde dat er een plan van aanpak of implementatieplan wordt opgesteld dat minimaal de volgende onderdelen bevat: projectdefinitie, projectorganisatie, projectplanning, benodigde middelen en budget, risico management plan, communicatieplan en trainingsvereisten.
Vaak wordt door middel van Pilot in stap 11 aangetoond dat de veranderingen een positief resultaat hebben gehad. Daarna kan dan in een apart project de implementatie gerealiseerd worden.
12. Projectdocumentatie en overdracht
Na de implementatie wordt het project overgedragen worden aan de lijnorganisatie. Het eerste aanspreekpunt voor deze overdracht voor de Black Belt of Green Belt is de sponsor als eigenaar van het probleem en uiteindelijk eigenaar van de oplossing. Een goede projectdocumentatie vormt een naslagwerk voor de huidige proceseigenaar en de toekomstige proceseigenaren. Het is daarom van belang om de reden van wijzigingen in het proces en de geïmplementeerde oplossingen goed te documenteren met de bijbehorende opbrengsten. Het voorkomt dat in de toekomst opnieuw het wiel wordt uitgevonden.
Wat zijn de Control fase valkuilen?
- Control Plan niet samen met opdrachtgever (sponsor) opgesteld
- Te weinig of niet juiste datapunten gebruikt voor de eindmeting
- Project documentatie niet netjes archiveren
- Niet controleren of de verbeteringen ook overige processen kunnen worden toegepast
- Vergeten te checken hoever de organisatie is met continu verbeteren
Welke tools te gebruiken in de Control fase?
- Control Plan
- Control Chart
- Histogram
- Tijd grafiek (Time Series Plot)
- Before & After Capability Analysis
Veelgestelde vragen in de Control fase
Wanneer is de control fase gereed?
Als we de verbeteringen hebben geborgd, de verbetering hebben aangetoond en het project is overgedragen aan de lijnorganisatie.
Wat moet er gebeuren als het resultaat niet gehaald is?
Eerst checken of de DMAIC stappen goed zijn uitgevoerd. Als dat in orde is, is er waarschijnlijk gedurende het project een nieuwe oorzaak ontstaan. Hier kan dan weer een root cause analyse worden uitgevoerd.
Wat moet je vooral niet vergeten in de Control fase?
Het project feestelijk af te sluiten met de teamleden.
Doorpakken?
Bekijk hoe DMAIC jouw organisatie vooruit kan brengen. Download onze studiehandleiding voor het beste trainingsadvies, of volg direct onze gratis White Belt training.
Dit artikel is geschreven door: Mascha Westen en Marcus Witteman
Wil je meer leren of heb je een vraag?
Vraag onze studiegids aan voor meer informatie.