Alleen ga je sneller, samen kom je verder

Samenwerken lijkt zo eenvoudig. Iedereen kent het woord en toch gaat het in de praktijk vaker niet dan wel vlekkeloos. Om tot een Lean Six Sigma organisatie te komen is effectief samenwerken juist de sleutel tot succes. Het spreekwoordelijke gezegde “alleen ga je sneller, samen kom je verder” is er niet voor niets. Samenwerken is een belangrijke manier om je doel te behalen. Vaardigheden zoals luisteren, brainstormen en het verbeterproject continu aandacht geven zijn de voorwaarden om te komen tot de gewenste verbetering. Onze cursist, werkzaam bij een middelgrote gemeente in Noord-Brabant, heeft dit in levende lijve ervaren.

Een nijpende situatie

Bij deze gemeente kost het tegen de 60 minuten om per klantvraag alle belangrijke gegevens te registreren en de noodzakelijke documenten aan te maken in het ICT-systeem. Dit is het officiële antwoord op de melding van de burgers. Het gevolg is dat de werkvoorraad en doorlooptijd toeneemt. Daardoor wordt de wettelijke afhandeltermijn van 2 weken overschreven. De situatie werd nijpend. Tijd om direct in actie te komen!

Het project om te certificeren is geboren

Onze cursist had al ervaringen met een eerder verbeterproject. Daardoor waren er direct resources beschikbaar om met Lean Six Sigma te starten. Het project om te certificeren is hiermee geboren.

Als tijdelijke oplossing brengt het management eerder een extra knip aan in het proces door een backoffice in te richten voor administratieve werkzaamheden. Helaas haal je de bottleneck hiermee niet weg. Het doel van het project? Het proces zó inrichten dat de noodzakelijke documenten in minder tijd opgeleverd kunnen worden. De wettelijke termijn van 14 kalenderdagen moet gehaald worden.

Samenwerken is key

Om de ambitieuze doelstelling te halen heeft onze cursist alle direct betrokkenen onderdeel gemaakt van het Lean Six Sigma projectteam. Van backoffice medewerkers, coaches tot de applicatiebeheerder. Het projectteam is continu betrokken geweest bij de overwegingen en stappen die werden genomen. Maar er zijn ook direct taken gegeven bij het implementeren van verbeteracties. Zo creëer je meteen teamgevoel. Collega’s waarderen dit zeer en voelen zich serieus genomen. Ook softwareleveranciers en consultants zijn betrokken geweest op de momenten dat dit nodig was.

Een ‘walkthrough’ op de werkvloer en diverse interviews hebben ervoor gezorgd dat het beeld van de situatie en het proces helder werd. Daarna werden de verbeteracties bepaald en geprioriteerd op basis van echte Lean Six Sigma tools. Dit vraagt een hoop doorzettingsvermogen, overleg en vasthoudendheid. Je moet ervoor waken dat de hectiek van de dag het niet van je overneemt. En ook bepaalde ICT-problemen bleken taaier dan gedacht.

Geduld wordt beloond

Geduld is een schone zaak. Maar uiteindelijk wordt dit beloond. Het inzicht in de situatie en de dalende lijn hebben de backoffice medewerkers gemotiveerd. Zij voelden zich voor het eerst serieus genomen bij het oplossen van de problemen. De ‘harde’ resultaten? Bij de nulmeting lag 91% van de metingen boven de wettelijke afhandeltermijn. Met het Lean Six Sigma project hebben we dit sterk kunnen reduceren naar 66%. De target (35 dagen) voor 2015 is gehaald en een flinke verbetering ten opzichte van de baseline is te zien.

Mijn belangrijkste tips?

• Blijf metingen controleren.
• Stuur harder op het afhandelen van hele oude zaken, zodat deze de metingen niet blijven beïnvloeden.
• Maar bovenal: heb doorzettingsvermogen, wees vasthoudend en blijf overleggen en samenwerken. Dan komt het met jouw certificering ook helemaal goed!

Als jij ook gestructureerd aan de slag wilt met het verbeteren van problemen, dan kan een Lean Six Sigma training je hierbij helpen. Schroom niet om contact met ons op te nemen via 010 2222 860 of lees meer op onze website. Via de website kun je ook direct met ons chatten om je vragen te stellen.