Continu verbeteren in de verpleging

Dit Lean Six Sigma project vond plaats bij Vogellanden. Het centrum voor revalidatie in Zwolle. Vogellanden biedt specialistische revalidatie voor jong en oud en kent een klinische afdeling van 50 bedden. Alle projecten laat Vogellanden aansluiten bij hun visie en het DNA van de organisatie. Zo wordt er gewerkt vanuit de visie om kansen en talenten te benutten en gezamenlijk doelen na te streven. Juist in deze veranderende omgeving klinkt de roep om verbinding en leiderschap en om oprechte aandacht voor alles om ons heen en evenwicht tussen opbrengst en welzijn. Lean Six Sigma bleek hier perfect bij aan te sluiten. In deze blog geven we je graag inzicht in het project en delen we de belangrijkste lessons learned van onze cursist.

Wendbaar omgaan met veranderingen in de zorg

De verpleging van Vogellanden werkt in verschillende diensten en heeft een divers takenpakket. Daarin zijn veel taakonderbrekingen. Er zijn ook grote verschillen in het ervaren van de werkdruk. Dit komt door de wisselende zorgzwaarte van de opgenomen revalidanten en calamiteiten. Tijdens de late dienst en nachtdienst is de bezetting van verpleging teruggeschroefd. Dit alles bij elkaar maakte dat er een probleem is ontstaan. Er was geen zicht meer op wat de verpleging allemaal doet op een dag. En dus ook niet waar de piekmomenten zich bevinden en tijd te winnen valt.

Daarnaast speelt in dit project mee dat de budgetten die zorgverzekeraars beschikbaar stellen voor de zorg onder druk staan. Vogellanden wil echter geen concessies doen aan de kwaliteit van de zorg. De verpleging moet zich vooral kunnen richten op activiteiten die de meeste waarde toevoegen voor de revalidant. Vogellanden speelt daarom proactief in op veranderingen, zodat ze zelf de keuze hebben hoe ze dit doen. Genoeg redenen om aan de slag te gaan met Lean Six Sigma!

Werken met eigen expertise

Tijdens dit project is Vogellanden tot diverse concrete doelstellingen gekomen. Een paar voorbeelden hiervan zijn:

• Het reduceren van tijd
• Het talent van verpleegkundigen ten volle benutten
• Ervoor zorgen dat iedereen op tijd naar huis kan omdat de overdracht niet meer uitloopt

Om deze doelstellingen te kunnen realiseren is er een team van zes verpleegkundigen en twee operationeel leidinggevenden samengesteld. De aanpak was niet zozeer projectmatig maar organisch. Dit is bewust gedaan, omdat ze bij Vogellanden zo weinig mogelijk gedefinieerde werk- en projectgroepen willen. Maar juist werken met de mensen die voor een specifiek vraagstuk de expertise in huis hebben. Deze werkwijze brengt ook met zich mee dat er gedurende het traject nieuwe doelstellingen kunnen ontstaan. Er is gebruik gemaakt van de A3-methodiek. De A3 methode is een communicatie tool die je helpt met een gestructureerde en probleemoplossende aanpak bij Lean Six Sigma projecten.

Lean Six Sigma schoolvoorbeeld

The Lean Six Sigma Company brengt eerst de lean principes bij aan iedere groep waar Vogellanden mee aan het werk gaat. Dit project is een schoolvoorbeeld geweest! Alle principes van Lean Six Sigma zijn in de praktijk aan de orde gekomen. Van Kaizen, VSM, verbeterkaarten, dagstartborden tot en met flow-line balancing en project-evaluatie. Een paar voorbeelden van de concrete resultaten die zijn opgeleverd delen we met trots:

• Reductie van tijd die wordt besteed aan de rapportage. Deze is van 40 minuten naar 20 minuten gegaan en levert een besparing van 5 uur per week op.
• Reductie van tijd die normaal gesproken wordt besteed aan het misgrijpen van materiaal. Deze verspilling is een stuk minder geworden.
• Het project heeft ervoor gezorgd dat het talent van de verpleegkundigen ten volle wordt benut: er loopt een pilot waarbij twee verpleegkundigen als therapie-assistent aan het werk zijn.
• Inzicht in wat we precies doen gedurende een volledige 24-uurs dienst.

Het belangrijkste resultaat van het project is dat de verpleging nu gericht is op continu verbeteren van hun werkzaamheden zodat zij wendbaar om kunnen gaan met veranderingen die voortdurend aan de orde zijn in de zorg.

Lessons learned

In dit project heeft voor onze cursist een aantal Lean Six Sigma lessons learned opgedaan. Deze willen we je zeker niet onthouden, zodat je ze zelf ook kunt toepassen!

• Zorg voor een goede probleemstelling en SMART-doelstellingen.
• Houd je handen op de rug. Als de groep het zelf wil leren, moeten ze het zelf doen.
• Bij verspilling van talent moet je goed opletten dat je werkt aan het volledig benutten van het potentieel van medewerkers en niet aan het reduceren van taken waar ze te hoog voor zijn opgeleid. Voor optimalisatie van het werkproces is multi-skilling gunstig.
• Maak een medewerker nooit verantwoordelijk voor het overbodig maken van zichzelf. Dat geldt absoluut niet voor de Lean Coach. Als die zichzelf overbodig heeft gemaakt in een bedrijf doet zij het goed.
• Meten geeft inzicht. Neem de tijd, niet alles kan tegelijk namelijk. Ook om niet het draagvlag te ondermijnen.
• Ben je op zoek naar verspilling? The devil is in the details! Go to the Gemba is een manier om zelf in te zoomen op de werkzaamheden. Maak een film en kijk met de groep welke verspillingen zij signaleren.
• Gebruik je een verbeterbord: vergeet dan niet om je werkafspraken te toetsen en indien nodig bij te stellen.
• 75% van verbetering komt door cultuurverbetering, 25% door procesverbetering.

Als jij ook gestructureerd aan de slag wilt met het verbeteren van problemen, dan kan een Lean Six Sigma training je hierbij helpen. Schroom niet om contact met ons op te nemen via 010 2222 860 of lees meer op onze website.

Genoten van dit praktijkverhaal? Spread the word! Maak hiervoor gebruik van de social media button bovenaan deze pagina.