Wij helpen andere bedrijven efficiënter worden

Toppunt van efficiëntie op de bedrijfsvloer: McDonald’s. Het Rotterdamse The Lean Six Sigma Company leert Europese bedrijven en gemeenten om meer zoals de fastfoodketen te zijn.

Dinsdagochtend 10.00 uur. Directeur Mischa van Aalten (46) is net zijn kantoor in de oude Van Nellefabriek binnengestormd. Reden voor de haast: file. De tijdrovendste die hij tot dan toe meemaakte op weg naar de zaak. “Ik had beter thuis kunnen blijven. Een gesprek via Skype was leaner geweest.”

Leaner

Want dat is wat Van Aalten doet: kijken hoe werknemers efficiënter – in vakjargon leaner – kunnen werken. Ambtenaren bijvoorbeeld die hij leert om niet anderhalve maand, maar enkele weken over het verstrekken van een nieuw paspoort te doen.

“Zo’n paspoort is binnen anderhalve dag gefabriceerd. Er zitten echter tal van stappen omheen die tijdrovend zijn. Ambtenaren zitten vaak onnodig op elkaar te wachten. Wij kijken naar de tussenstappen en halen de onnodige uit het proces.”

Het bedrijf, dat cursussen geeft, gebruikt daar de Japans-Amerikaanse methode Lean Six Sigma voor. Die methode houdt in dat je bedrijfsprocessen – zoals het verstrekken van een nieuw paspoort – in tussenstappen uitsplitst. Samen met werknemers neemt het bedrijf die tussenstappen door. “Dan blijkt bijvoorbeeld dat iemand een tijdrovende rapportage opstelt waar de volgende in lijn niet eens naar kijkt. Dat is verspilling. Al die verspillingen willen we in kaart brengen.”

Akropolis

Dat klinkt makkelijk, maar is het niet. “De mens denkt te snel in oplossingen. Ik geef altijd het voorbeeld van een Griekse Akropolis. Er was eens het probleem dat er steen van afbrokkelde. Dat bleek door het gebruikte schoonmaakmiddel te komen. De mens denkt dan direct: laten we een ander schoonmaakmiddel gebruiken. Je kunt je ook afvragen: waarom maak je schoon? Vanwege duivenpoep, dus. En waarom zitten er duiven? Vanwege spinnen. Spinnen zitten er vanwege motten. En de motten zitten er omdat de Akropolis ’s avonds als eerste gebouw verlicht wordt. Oplossing: verlicht de Akropolis op hetzelfde tijdstip als de andere gebouwen in de stad. Zo ga je terug naar de kern van het probleem en los je het op.”

Van Aalten ontdekt de charme van de methode al in zijn jeugd. “Mijn vader werkte bij een groot Amerikaans bedrijf waar ze Lean Six Sigma gebruikten. Dat sprak me aan en ik ben me in de methode gaan verdiepen. Het zit in me: ik vind het mooi om met zo min mogelijk moeite alles eruit te halen. Met een slecht woord heet dat lui, maar ik zie het anders. Het is een streven naar perfectie. Waarom zou je het niet in één keer goed doen?”

Onnodige tussenstappen

De Rotterdammers helpen honderden klanten per jaar, waaronder zichzelf. In het kantoor hangt een groot prikbord waar met post-its is aangegeven wat beter kan. Van Aalten: “We versturen vaak boeken. Daar gaat af en toe wat fout. Dat noteren we op het bord. Verspilling systematisch in kaart brengen, is de sleutel tot succes.” Iets dat bedrijven als McDonald’s uitstekend in de vingers hebben. “Sta er eens bij stil: je hebt binnen één minuut een warme hamburger. Dat is extreem efficiënt en alleen mogelijk omdat er geen onnodige tussenstappen bestaan.”

De helft van de verzoeken die bij The Lean Six Sigma Company binnenkomt, is van directeuren die verandering willen om bijvoorbeeld de hoeveelheid kosten en klachten terug te brengen. De andere helft is afkomstig van individuele werknemers. Zij schrijven het bedrijf aan voor ‘een stukje zelfontplooiing’.

Keurmerk

Een prikkel om te veranderen is altijd nodig, weet Van Aalten. “Anders houd je het veranderen niet vol.” Vaak is dat een financiële, helemaal na de economische malaise van de laatste jaren. Het leverde het Rotterdamse bedrijf een grote Europese klantenkring op. “We willen dat ons certificaat hét keurmerk voor procesverbetering wordt.”En dan benadrukt de Rotterdammer het nog maar eens: lean willen zijn kan óók gewoon voortkomen uit pure ambitie. “In Amerika heeft een ziekenhuis gezegd dat ze de beste ter wereld willen worden. Dan moet je écht efficiënt werken. Gaaf toch?”

MEDIA:
Deondernemer.nl, zie hier het origineel gepubliceerde artikel.