Lean Leiderschap – op weg naar een lerende organisatie

In de praktijk zien we dat managers en teams het niet altijd even makkelijk vinden om continu te blijven verbeteren. Lean kunnen we zien als een toolbox en als een management filosofie. Zien we het als een toolbox dan zie je op de korte termijn successen, maar vaak leidt het niet tot lange termijn succes. Aandacht voor het ontwikkelen van het gewenste gedrag van zowel medewerkers én leidinggevenden is daarin een belangrijke voorwaarde voor lange termijn succes. We zien dan ook dat managers met bepaalde gedragsvoorkeuren productief zijn én een productieve teamcultuur weten te creëren. Uiteindelijk draait een cultuur van continu verbeteren om mensen, samen moeten zij het doen. Een leidinggevende die hierin het goede voorbeeld geeft en de juiste hygiëne factoren weet te scheppen, zal op korte- én lange termijn succesvol zijn.

Gevoel
Effectieve Lean teams zoeken verbinding met elkaar, ondersteunen en helpen elkaar waar nodig. Dit betekent dat een manager een omgeving moet creëren waarin het team zich psychologisch veilig voelt om zichzelf uit te durven spreken. Hoe doe je dat? Door actief te luisteren en positief te reageren op initiatieven. Door niet de verantwoordelijkheden van het team over te nemen, maar het team te laten leren door te coachen. Dit kan tegennatuurlijk voelen en is ook een paradigma verschuiving; van focus op resultaten naar focussen op het proces. Dat betekent dat je als leider goed moet begrijpen wat er op de werkvloer speelt. Dat betekent ook dat je de kleine dingen bespreekbaar moet maken voordat ze groot worden. Hoe goed je dit ook doet, er zal altijd weerstand/conflict ontstaan, dit is ook gezond, mits je het gesprek, over de kleine dingen, op tijd met elkaar aangaat en het niet laat escaleren tot er een conflict ontstaat op de onderliggende verhoudingen.

“If you are going to do TPS (Lean) you must do it all the way. You also need to change the way you think. You need to change how you look at things.”
– Taiichi Ohno

Gedrag
In ieder gezond team wordt informatie met elkaar gedeeld. Teamleden delen op vaste – korte – momenten kennis over hun werk en zoeken daarbij actief informatie om het eigen werk te verbeteren. Effectieve Lean teams met een focus op elke dag een beetje beter stellen continu SMART-geformuleerde doelen en houden de voortgang daarvan bij. Zo kan in een stand-up worden besproken wat er gaat goed en wat vandaag anders kan. Zo heeft het team de tijd en de aandacht om verbeteringen door te voeren en werkprocessen te innoveren. De leidinggevende ondersteunt het team door het stellen van vragen en het weghalen van mogelijke problemen.

“A culture is the result of its management system.”
– David Mann

Gedachten
Betrokkenheid en commitment aan concrete organisatie (KPI)- en teamdoelen (TPI) is tevens een belangrijke succesfactor. Dat betekent dat teamleden zelf de doelen kunnen uitleggen en de relatie begrijpen tussen hun werkzaamheden en de strategie van de organisatie.

Bovengenoemde drie inzichten dragen positief bij aan het creëren van een continu verbetercultuur, waarbij continu verbeteren onderdelen van het werk is.

Wat betekent dit voor u als Lean leider?
Lean is niet alleen iets van de werkvloer, het hogere management heeft een belangrijke rol. Voor een succesvolle continue verbetercultuur is het essentieel dat het hoger management zich positief en actief uitspreekt over Lean, duidelijkheid geeft over de strategie en organisatiestructuur én de (financiële) middelen biedt om Lean toe te passen (Van Dun & Wilderom, 2015).

Een cultuur van continu verbeteren betekent dat iedereen iedere dag tijd besteed aan proces verbeteren. Dit varieert per medewerker van 10 minuten per dag tot voltijds. Eigenaarschap op proces verbeteren is de sleutel voor organisaties. Een Lean Leider is een kartrekker van Lean implementatietrajecten. Naast ruime kennis van de Lean verbetertechnieken is de Lean Leider ook een vaardig verandermanager. Door tijd te investeren in mensen, leert de Lean Leider medewerkers om continu te verbeteren. We kijken dan naar Lean als managementfilosofie; samen bouwen aan een lerende en continu verbeterende organisatie. Dat vereist specifiek managementgedrag. Van ‘vertellen hoe het moet’ naar ‘anderen leren hoe ze kunnen verbeteren’ – coachend leiderschap. Meer weten? Bekijk eens onze Lean Leader training voor meer informatie.