Met procesoptimalisatie het verkrijgen van een rijkspas op orde brengen

De rijkspas is een multifunctionele smartcard voor rijksambtenaren en externe medewerkers die de Rijksoverheid inhuurt. De pas wordt ingezet als toegangs- en identificatiemiddel. De rijkspas is zonder problemen ingevoerd en in gebruik genomen.

Het verkrijgen van een Rijkspas voor externe medewerkers blijkt te lang te duren. Er zijn nog onvoldoende meetgegevens beschikbaar om dit te onderbouwen. Maar medewerkers geven aan dat het zeker 10 dagen duurt. Het gevolg is dat ze niet naar binnen kunnen in het gebouw. Daarnaast kunnen ze niet kunnen printen en andere zaken doen waar de pas voor nodig is. Dit zorgt voor irritatie en het kost geld door het verlies van productieve uren. Het zorgt ook voor vertraging in de uitvoering van werkzaamheden door medewerkers. Dit project is door Anja Roelofs opgepakt voor haar Green Belt certificering.

Lean Six Sigma projectaanpak
Het terugbrengen van de doorlooptijd is gerealiseerd door het toepassen van een Lean Six Sigma projectaanpak. Met als doel het verkorten van de aanvraag tot het afhaalbericht van de Rijkspas. De doorlooptijd moet verkort worden met 40%. Concreet betekent dit dat de doorlooptijd van 17 werkdagen gereduceerd moet worden naar 10 werkdagen. Na een meting bleek namelijk het volgende: de door medewerkers genoemde 10 werkdagen zijn in werkelijkheid bijna 17 werkdagen. Hoe pak je dit aan?

Het stappenplan

• Het inventariseren van het huidige proces en het proces beschrijven.
• Het definiëren/analyseren van de huidige problemen/knelpunten en risico’s (waaronder ook de afhankelijkheid van andere disciplines).
• Het definiëren van de gewenste situatie.
• Het opstellen van tegenmaatregelen en deze implementeren.
• Een verbetervoorstel om het proces te optimaliseren wordt opgeleverd inclusief een voorstel hoe het proces gemonitord/geborgd kan worden.

“Met de Lean Six Sigma projectaanpak is de doorlooptijd van de eerste drie stappen verkort. Deze stappen bestaan uit een e-mail ontvangst indiensttredingsformulier tot e-mail verzoek voor de autorisatie. Het resultaat: een verkorting van de doorlooptijd van 6 werkdagen naar 2,5. Met dit concrete project heb ik mijn Green Belt certificering gehaald!”

Anja Roelofs, Directiesecretaris bij de Rijksoverheid:

Lean Six Sigma voor kleinere projecten
Een veel gehoord argument om geen Lean Six Sigma in te voeren is dat er geen problemen zijn die zich ervoor lenen. Deze case toont aan dat niets minder waar is. Juist de kleinere projecten zijn ook geschikt voor Lean Six Sigma. Belangrijk is dat het probleem wordt herkend.

Heb jij ook ideeën voor verbeterprojecten?
Als jij ook gestructureerd aan de slag wilt met het verbeteren van problemen, dan kan een Lean Six Sigma training je hierbij helpen. Schroom niet om contact met ons op te nemen via 010 2222 860 of lees meer op onze website. Via de website kun je ook direct met ons chatten om je vragen te stellen.