Sector: Publieke Sector & NGO
Afdeling: Archiefbeheer, Juridische Zaken, Privacy & Compliance
Bedrijf: Anoniem
Type Project: Green Belt
Projectduur: 5 maanden
Financieel resultaat: 50% kostenreductie

Efficiënter vrijgeven van openbare documenten dankzij Lean Six Sigma

Efficiënte verwerking en vrijgave van openbare documenten is essentieel voor organisaties in de publieke sector. Vertragingen leiden niet alleen tot frustratie, maar veroorzaken ook extra kosten en hoge werkdruk onder personeel. In een recent Lean Six Sigma Green Belt project werden precies deze inefficiënties aangepakt met als doel de doorlooptijd van het vrijgeven van openbare documenten te verminderen en tegelijkertijd de kosten te reduceren, zonder daarbij de wettelijke richtlijnen uit het oog te verliezen.

Dankzij de inzet van Lean Six Sigma methodieken werd de verwerkingstijd per documentaanvraag teruggebracht van maximaal vier uur naar één uur of minder. Tegelijkertijd werden de kosten met 50% verminderd, waardoor zowel de financiële druk als de werklast aanzienlijk daalden.

Het probleem: trage processen en budgetdruk

Publieke organisaties verwerken dagelijks grote hoeveelheden informatieverzoeken. In dit geval was het bestaande proces traag en arbeidsintensief. Deze vertragingen hadden niet alleen gevolgen voor personen die op informatie wachtten, maar legden ook onnodig veel druk op medewerkers.

Het doel was helder: de verwerkingstijd van documentaanvragen moest met minstens 30% verkort worden, gecombineerd met aanzienlijke kostenbesparingen. Vanwege strikte wettelijke eisen omtrent openbaarmaking en privacy moest het project bovendien nauwgezet aan alle regelgeving voldoen.

Procesanalyse: waar gaat de tijd verloren?

De eerste stap was het maken van een SIPOC-diagram (Supplier, Input, Proces, Output, Customers) om inzichtelijk te krijgen hoe het proces precies verliep, van aanvraag tot vrijgave. Dit bracht duidelijk aan het licht dat meerdere stappen in het proces overbodige vertraging veroorzaakten.

Daarnaast werd Value Stream Mapping toegepast om activiteiten te identificeren die geen waarde toevoegden aan het eindproduct. Uit deze analyse bleek dat niet medewerkersprestaties, maar inefficiënte processen de hoofdoorzaak van vertragingen waren.

Met behulp van een Ishikawa-diagram (visgraatanalyse) werden vervolgens specifieke oorzaken geïdentificeerd, verdeeld over zes categorieën: mens, proces, technologie, materialen, metingen en omgeving.

Aanpak van de kernproblemen: praktische verbeteringen

Na identificatie van de grootste knelpunten werd met een Benefit Effort-matrix bepaald welke veranderingen de meeste voordelen zouden opleveren tegen minimale weerstand.

Gezien het belang van naleving van privacy- en wetgevingseisen, werd ook een risicoanalyse uitgevoerd. Om mogelijke bezwaren van juridische en privacy-afdelingen te voorkomen, stelde het projectteam een gedetailleerd werkstroomdocument op, waarin alle benodigde goedkeuringen en nalevingsmaatregelen duidelijk werden beschreven.

Daarnaast werd via mindmapping de besluitvorming verder gestroomlijnd, waardoor potentiële obstakels vooraf helder in beeld kwamen.

Concrete verbeteringen

Om de gestelde doelen te bereiken, werden meerdere aanpassingen doorgevoerd:

• Ten eerste werden dubbele papieren documenten geëlimineerd, wat zorgde voor minder administratieve rompslomp en verwarring.
• Ten tweede werd een gestandaardiseerde workflow ingevoerd, waardoor alle aanvragen op uniforme wijze werden verwerkt en vertragingen door inconsistenties vermeden werden.
• Daarnaast werd er een ‘poka-yoke‘-mechanisme geïntroduceerd om fouten structureel uit te sluiten. Deze harde verandering voorkwam extra werk en voortdurende afstemming tussen afdelingen.
• Tot slot werd het personeel nauw betrokken bij de herinrichting van het proces, wat leidde tot grotere betrokkenheid en draagvlak voor duurzame verbeteringen.

Uitdagingen overwonnen: juridische goedkeuring en draagvlak creëren

Eén van de grootste uitdagingen betrof het verkrijgen van goedkeuring van juridische en privacy-afdelingen, die aanvankelijk sceptisch stonden tegenover wijzigingen. De traditionele presentatie van plannen bleek onvoldoende effectief; daarom koos de projectleider ervoor om stakeholders persoonlijk te betrekken met een fysieke demonstratie van het nieuwe proces. Deze visuele aanpak overtuigde betrokkenen dat aan alle wettelijke eisen voldaan werd.

Een andere uitdaging was het tijdig realiseren van het project. Hiervoor werd gewerkt met duidelijke interne deadlines, waardoor het project strak binnen schema bleef.

Resultaten: snellere verwerking en aanzienlijke kostenbesparing

De doelen van het project werden ruimschoots behaald. De verwerkingstijd van documentaanvragen verminderde aanzienlijk: van vier naar één uur of minder. Dit betekende dat burgers drie keer sneller hun documenten ontvingen.

Daarnaast realiseerde de organisatie een kostenbesparing van 50%, wat leidde tot een aanzienlijke verlichting van de financiële druk.

Ook de motivatie van medewerkers nam zichtbaar toe. Waar de motivatie bij aanvang al hoog was, steeg deze gedurende het project verder doordat medewerkers de voordelen van hun inspanningen concreet zagen terugkomen.

Om de verbeteringen blijvend te garanderen, werden controles ingebouwd om ervoor te zorgen dat het proces ook in de toekomst efficiënt blijft verlopen.

Belangrijke lessen

Dit project onderstreepte het belang van het opdelen van een verbeterproject in duidelijke fasen met interne deadlines, wat cruciaal bleek voor het bewaken van de voortgang.

Ook werd duidelijk dat het vroegtijdig betrekken van medewerkers essentieel is voor duurzame verbeteringen. Wanneer medewerkers invloed hebben op het procesontwerp, zorgt dit voor langdurig draagvlak en actieve participatie.

Tot slot bleek het essentieel om een gedegen back-upplan te hebben voor het geval bepaalde onderdelen geen goedkeuring zouden krijgen. Hiermee werd voorkomen dat het project vertraging opliep of stil kwam te liggen.

Herken je deze uitdagingen?

Organisaties die worstelen met inefficiënte processen, budgettaire beperkingen of wettelijke uitdagingen kunnen baat hebben bij een gestructureerde aanpak zoals Lean Six Sigma. Of het nu gaat om verkorting van doorlooptijden, kostenbesparing of workflowoptimalisatie; met een systematische methode zijn duurzame verbeteringen binnen handbereik.