Missende Meters Meten: Geld besparen door de metervoorraad te volgen

Een Green Belt verdien je niet zomaar. Om een Lean Six Sigma praktijkcertificering te behalen moet je je eerst in het heetst van de strijd bewijzen. Je vindt hiervan een mooi voorbeeld in het verhaal van Valerie van der Wal, die haar Green Belt behaalde door met haar DMAIC-project €130.000 te besparen. Dit deed ze echter niet door te bezuinigen of te outsourcen, maar door inzicht te verkrijgen in de voorraad van stroommeters.

De aanleiding
“Elke meter kost geld. De meters zijn de kassa van het bedrijf; zonder meters geen inkomsten.”
Zo opent het reflectieverslag van Valerie van der Wal, projectleider bij Stedin. De situatie is als volgt. Elke dag worden er meters vanuit het magazijn uitgegeven aan aannemers die deze voor Stedin plaatsen, duizenden per jaar. Maar een groot deel hiervan wordt niet in de administratie verwerkt, waardoor er geen inzicht is in de daadwerkelijke metervoorraad.

De vraag
Een dusdanig grote blinde vlek is onacceptabel, zeker als er kosten aan hangen. Daarom maakt Valerie het haar missie om dit probleem op te lossen. De opdracht is simpel: ze moet het inzicht verbeteren van waar de meters zich bevinden. Welke meters zijn al ingebouwd, welke liggen in het eigen magazijn en welke zijn gestrand in het magazijn van de aannemers? En hoe voorkomt ze dat in de toekomst het inzicht in de voorraad weer verslechterd?

DMAIC
Om haar vraag te beantwoorden besluit Valerie gebruik te maken van de DMAIC-projectstructuur, die bestaat uit het vijfstappenplan Define, Measure, Analyze, Improve en Control. Deze structuur is namelijk ideaal voor het systematisch opsporen en oplossen van de grondoorzaken van problemen.

Probleemdefinitie en draagvlak
Haar project begint meteen op goede voet. Het probleem is makkelijk te definiëren en is algemeen bekend binnen Stedin en ook bij de aannemers. Het is een feit dat er geen goed overzicht is van welke meters waar op voorraad zijn en alle betrokken partijen vinden dit vervelend.
Ook haar Sponsor, Martin van Dijk, is vanaf aanvang al enthousiast over het project. Vaak is het lastig om draagvlak te creëren bij collega’s en stakeholders. Maar gelukkig stuit Valerie op weinig weerstand hierin.

Meetwerk en statistiek
Haar volgende stap is om de huidige situatie in kaart te brengen. Zo wordt overzichtelijk wat de omvang van het probleem is. Uit dit onderzoek blijkt dat 28% van de meegegeven meters die langer dan drie maanden geleden zijn uitgegeven nog niet zijn verwerkt. Niemand weet waar die meters zich bevinden.

De probleemstelling en de situatie zijn helder, maar nu moet zij een concreet verbeterdoel formuleren. Haar onderzoek wijst aan dat een verlaging van 28% naar 15% missende meters haalbaar zou moeten zijn, dus zij stelt dit op als haar doelstelling.

Graven naar de wortels
Om de 15% te bereiken doet ze uitgebreid onderzoek naar de grondoorzaken van het probleem. Ze gaat in gesprek met alle aannemers en betrokken collega’s, maakt een Ishikawa diagram en stelt uiteindelijk, om eventjes Lean Six Sigma jargon te gebruiken, de trivial many en vital few x’s vast. Dit houdt in dat ze onderscheid maakt tussen de belangrijkste en minder belangrijke redenen dat er meters ontbreken.

Voorkomen in plaats van brandjes blussen
Aan de hand van de belangrijkste grondoorzaken kan ze eindelijk beginnen met het formuleren van oplossingen. De weg die ze heeft genomen om hier te komen lijkt misschien onnodig lang, maar je kan pas echt goede oplossingen formuleren als je je probleem tot in haar diepste wortels hebt doorgrond. Als je meteen aan de oplossingen gaat werken in plaats van het probleem verkennen dan verzink je al snel in symptoombestrijding; eeuwig brandjes blussen in plaats van brandvrij maken.

Oplossingen en implementatie
Gelukkig valt Valerie niet in deze valkuil; uiteindelijk komt zij tot een aantal oplossingen om de grondoorzaken van het probleem te verwerken. De belangrijkste hiervan is het opzetten van een eigen metervolgsysteem, genaamd ‘Volg Alle Meters’, afgekort tot ‘VAM’.
Deze applicatie geeft gebruikers inzicht in waar de meters zich precies in het proces bevinden. De applicatie is beschikbaar voor niet alleen medewerkers van Stedin, maar ook de aannemers die de meters plaatsen. De aannemers worden met behulp van een introductieronde en standaardwerkinstructies op de hoogte worden gebracht van het systeem.

Resultaat en borging
In de Control fase test ze haar oplossing en neemt ze maatregelen om haar verbeteringen te borgen. Het resultaat dat zij meet is een verbetering van 28% missende meters naar 19%. Dit vertaalt zich ruwweg naar een besparing van €130.000, een succes dat niet veel eerste Green Belt projecten kunnen evenaren.
Dankzij de duurzaamheid van haar oplossingen is het percentage missende meters nog steeds aan het dalen. En uiteindelijk is dat waar het binnen Lean Six Sigma om gaat; het continu verbeteren van de resultaten.

Praktijkadvies
Wat heeft Valerie van dit project geleerd en welk advies biedt zij toekomstige Green Belts? Zoek draagvlak en heb geduld. Voor je eerste project kan je het beste een probleem kiezen dat binnen de organisatie al bekend is en dat men graag verholpen wil zien. Het scheppen van draagvlak kan lastig zijn. Ga het niet uit de weg, maar maak het jezelf ook niet onnodig lastig door te kiezen voor een probleem met weinig draagvlak.
En wees bovenal geduldig. Hoe snel een project in theorie ook kan gaan, het zal altijd langer duren dan je verwacht. Je hebt te maken met externe partijen, meetings die ingepland moeten worden en het uitvoeren van onderzoek. Dit alles kost tijd, dus wees geduldig. Een succesvol project zoals dat van Valerie vereist tijd, energie en inzet. En dat is noodzakelijk, want het resultaat is het meer dan waard.

Het einde van een project, het begin van een reis
En daar eindigt dit verhaal. Dit is een voorbeeld van wat ervoor nodig is om de wereld van professionele procesverbetering te betreden. Valerie’s project was een groot succes en zij is hierdoor met vlag en wimpel voor haar praktijkexamen geslaagd. Haar reis als Lean Six Sigma Green Belt is pas net begonnen, maar de eerste overwinning heeft ze behaald.

Jouw beurt?
Is dit een pad dat jij ook wilt bewandelen, een avontuur dat ook naar jou roept? Leg je twijfels dan neer en neem contact met ons op! Het is onze passie om procesverbeteraars op te leiden, dus wij helpen je graag om je Lean Six Sigma carrière te starten.

Liever klein beginnen? Begin met onze online Yellow Belt training en neem hiermee je eerste stap in de wereld van Lean Six Sigma.