Creatief met POLCA, POLCA in dienstverlening

Soms liggen oplossingen zo voor de hand dat je ze gewoon niet ziet. Na al een aantal jaren te hebben geworsteld met capaciteitsplanningen van onze trainers zag ik het ineens. 

Ik zal het probleem even schetsen. U kent het wellicht, vragen van klanten waarbij een snelle inschatting moet worden gemaakt of er een consultant op korte termijn beschikbaar is. Het leidt vaak tot veel uitzoekwerk in agenda’s en het nodige e-mailverkeer om er toch zeker van te zijn dat de consultant in kwestie ook werkelijk beschikbaar is. Naast de digitale rompslomp wacht de klant soms dagen voordat een definitief antwoord kan worden gegeven en de afspraken kunnen worden gemaakt (in LEAN termen is dit verspilling).

Ik ben vanuit de productie industrie wel bekend met POLCA-kaarten als planningstool, maar pas bij het nog eens lezen over dit magnifiek stukje gereedschap kwam mijn eureka-moment. Dit kan ook werken in de dienstverlening en dit ga ik gebruiken om mijn werk een stuk gemakkelijker te maken.

Kort uitgelegd is POLCA (Paired-cell Overlapping Loops of Cards with Authorisation) een manier om je capaciteitsplanning te ontdoen van verspillingen. Een soort kanban-systeem voor capaciteit. Het werkt heel simpel en ik zal uitleggen hoe ik dit heb toegepast op mijn eigen capaciteitsplanning.

O.b.v. een skillmatrix is erg goed te bepalen welke consultant, welke activiteiten aan kan. Deze consultant (trainer) zien we (niet denigrerend bedoeld) als een productiecel. Bij binnenkomst van nieuwe aanvragen match ik de aanvraag van de klant met de beschikbare productiecellen. De cellen die autorisatie hebben gegeven voor een nieuwe aanvraag kan ik dan simpelweg de aanvraag toesturen (zonder onnodig emailverkeer of gezoek in agenda’s).

Het geven van de autorisatie was nog wel even een probleempje, omdat we niet in een omgeving werken waar we fysiek de autorisatie (POLCA-kaart) kunnen overhandigen. Hiervoor hebben we een simpele praktische oplossing gevonden in de vorm van een kaartensysteem die op zijn beurt weer in de vorm van een APP beschikbaar was.

Een kind doet de was.