Hoe procesoptimalisatie zorgt voor beter geïnformeerde studenten én tijdwinst voor de Hogeschool [casus]

De start van het eerste schooljaar is voor hogeschoolstudenten een spannende tijd. Er komt enorm veel informatie op hen af die zij tegelijk met alle nieuwe indrukken moeten verwerken. Voor de hogeschool is het erg belangrijk dat de studenten goed voorbereid aan hun hogeschoolcarrière kunnen beginnen, wat in de praktijk een grote uitdaging blijkt. Doordat de studenten niet goed genoeg voorbereid kunnen instromen kost dit de hogeschool enorm veel tijd. Tijd voor verandering!

Hierover hebben we een interessante casestudy geschreven. Lees je mee?

Veel tijd kostende vragen

Het probleem zit in het feit dat administratieve medewerkers en docenten na de eerste lesdag nog een heleboel vragen krijgen die veel tijd kosten om te beantwoorden. Dit terwijl de antwoorden op die vragen juist tijdens de introductieweek worden gegeven. Dat komt omdat het aanwezigheidspercentage tijdens de introductieweek slechts 15% bedraagt en gemiddeld slechts 66% van de sessies worden gevolgd.

Informatieproces verbeteren

Het doel is concreet om het informatieproces voor instromende studenten voorafgaand aan de eerste les te verbeteren. Zo wil de hogeschool ervoor zorgen dat studenten goed geïnformeerd aan de lessen beginnen. Bovendien houden de docenten en administratief medewerkers dan meer tijd over voor hun kernwerkzaamheden. Dit doel is bereikt wanneer de instromende studenten bij meer dan 80% van de sessies aanwezig zijn.

Aan de slag vanuit een SIPOC

Een SIPOC bestaat uit de onderdelen Supplier, Input, Process, Output en Customer. Met deze Lean Six Sigma tool is het mogelijk om, aan de hand van deze vijf onderdelen, een compleet proces in kaart te brengen. Van origine is deze tool ontwikkeld om toe te passen op productieprocessen, maar ook voor de hogeschool bleek het een onmisbare sleutel. Een SIPOC maakt het namelijk gemakkelijk om te zien waar welke invloeden op het proces vandaan komen, waardoor verbetermogelijkheden sneller opvallen.

De kick-off challenge

De SIPOC resultaten hebben uiteindelijk zes verbetermogelijkheden voortgebracht, waarvan er enkelen zijn gebundeld in een nieuw concept. Hiermee wil de hogeschool betere resultaten van het proces verwezenlijken. Dit concept heet de kick-off challenge en geeft nieuwe studenten op een interactieve manier meer informatie over de campus en alles wat er bij het studeren komt kijken. Zo wordt er met één oplossing meerdere doelen bereikt.

Explosieve stijging aanwezigheidspercentage

Door het nieuwe concept is het aanwezigheidspercentage voor de introductiedagen enorm gestegen. Nu ligt deze op maar liefst 93,25%! Bijna alle nieuwe studenten zijn dus aanwezig bij een groot deel van de sessies. Dat komt omdat er, met behulp van Lean Six Sigma, vanuit hun oogpunt is bekeken welke verbeteringen mogelijk en nodig zijn!

Uw processen verbeteren?

Zou u ook graag aan de slag gaan met Lean Six Sigma om uw processen te verbeteren? Bekijk dan het trainingsaanbod en meld u gauw aan, dan kunt u er binnenkort al mee beginnen!