Procesverbeteren is een teamsport

Topsporters moeten iedere dag trainen om de top te halen. Perfectioneren op standaard situaties, constant beter willen worden, kritisch zijn op hun eigen performance en willen leren van fouten. Iedere dag meten waar je staat en een doel hebben om naar toe te werken. Topsporters hebben een coach nodig die ze met twee voeten op de aarde houdt en uitdaagt om net voorbij het huidige te kunnen gaan. Maar uiteindelijk moeten de spelers in het veld het verschil maken. Briljante spelers maken briljante doelpunten, maar een team maakt de club kampioen. Het is opmerkelijk hoeveel gelijkenis er is tussen continu verbeteren en topsport.

Standard work – Topsporters trainen op standaard situaties, iedere dag weer.

Denk aan Sven Kramer of Dafne Schippers. Hoe vaak trainen zij op de start? Dagelijks, 10 tallen keren. Zo zou het ook moeten gaan op de werkvloer. De teamleiders coachen de medewerkers op standaard werk. Samen kijken zij hoe de standaard naar een hoger niveau kan worden getild, waardoor er minder variatie is in de uitvoer, minder fouten worden gemaakt, beter kan worden gepland en er minder tijd besteed wordt aan fire fighting.

Zo heb ik laatst 2 uur staan kijken met de teamleider naar de werkvloer hoe pallets met binnenkomende goederen werden uitgepakt. Het is onthutsend om te zien hoeveel verspilling we hebben waargenomen. We besloten het proces te filmen en te laten zien aan de medewerkers met de opdracht: “Ga op zoek naar verspillingen en ga samen kijken hoe je die kan voorkomen”

Verbeterborden – Kritisch zijn op hun eigen performance, willen leren van fouten, iedere dag meten waar je staat.

Als je wilt verbeteren dan zul je kort op de bal moeten zitten. Als Louis van Gaal tegen zijn speler zegt: “Vorige maand heb je niet goed mee verdedigd”, dan start dit geen verbetercyclus. Louis houdt na iedere wedstrijd een nabespreking met videoanalyse.

Denk aan het vergunningsproces bij een gemeente. Je zal kort op de bal moeten zitten, iedere dag meten en de performance moeten terugkoppelen. “Vandaag zijn er 5 vergunningen die langer dan 2 dagen binnen zijn en waar nog geen casushouder aan is gekoppeld”. Dit zorgt ervoor dat de teamleider direct na de dagelijkse stand-up het systeem opent en dit oplost!

Teamwork – Briljante spelers maken briljante doelpunten, maar een team maakt de club kampioen.

Zo werkt het op afdelingen ook. Ik hoor zo vaak van individuele medewerkers “Ik wil wel, maar mijn collega’s zien het niet”. Het is de taak van de manager om een team te maken van de individuen op een afdeling. Koester je starspeler, geef hem of haar alle ruimte maar zorg als eerste dat het team staat, dat alle neuzen dezelfde kant op staan. Zorg ervoor dat er team prestatie indicatoren zijn benoemt, dat we iedere dag voor het verbeterbord  (prestatie bord) staan en zorg dat iedereen betrokken is