Waarom Lean “werkt”

Naar aanleiding van mijn vorige blog (Vijf redenen om NIET met Lean te starten!) heb ik vanuit verschillende hoeken de vraag gekregen wat Lean kan brengen voor een organisatie. Zonder inhoudelijk de Lean theorie uit te leggen wil ik graag toelichten waarom ik denk dat Lean “werkt”…

1. Lean communiceert haar “werk”

De Lean methodiek zit vol met communicatie. Of het nu gaat om de invulling van een Kaizen sessie (verbeter workshop), het bijhouden van de minimale voorraad met KanBan of het delen van verbeteringen op het verbeter-bord. Lean is enorm gericht op communicatie en gebruikt daar vooral visuele middelen voor zodat de boodschap snel en helder gecommuniceerd kan worden.

In een Lean organisatie is informatie helder. Dit betekent dat er alleen relevante informatie wordt gedeeld. Iedereen heeft daar zicht op, weet waar het over gaat en weet wat zijn rol daarin is.

2. Lean “werkt” samen

Aan de slag met Lean is een team effort. Alle betrokken van het proces worden benaderd om tot verbetering te komen, het liefst zo laag mogelijk in de organisatie. Door brede betrokkenheid worden verbeter initiatieven integraal opgepakt en de veranderingen breed gedragen. Het management heeft hierin een faciliterende rol en stuurt bij op hoofdzaken. De invulling van het proces wordt grotendeels door de medewerkers beïnvloed.

In een Lean organisatie zijn medewerkers hierdoor meer betrokken en weten ze elkaar makkelijker te vinden om werkzaamheden te bespreken en waar mogelijk beter op elkaar af te stemmen.

3. Lean “werkt” voor de klant

Het bestaansrecht van ieder proces komt voort uit een klantvraag. Zonder klant(-vraag) dus geen proces. Het is daarom eigenlijk best logisch om vanuit deze klantvraag terug te redeneren naar wat er allemaal gedaan wordt om aan deze vraag te voldoen. En dat is precies waar Lean zich op richt! Bij letterlijk alles wat de organisatie doet wordt de vraag gesteld wat het bijdraagt aan de vraag van de klant. Als er geen klant gerelateerde reden is voor het uitvoeren van een activiteit hoeft deze ook niet te worden uitgevoerd.

In een Lean organisatie kent iedereen de klant en is ook voor iedereen duidelijk waar die klant mee geholpen wordt. Dit betekent niet dat we alles doen wat de klant van ons vraagt, maar wel dat we geen extra werk gaan doen waar de klant niet voor wil betalen.

4. Lean “werkt” vanzelfsprekend

Lean heeft een zeer praktische en makkelijk toepasbare benadering voor proces verbetering. In principe kan iedere medewerker met een paar dagen training zelf aan de slag met Lean. Mensen die de basisprincipes eenmaal snappen zullen dat gemakkelijk toepassen om hun werk efficiënter te maken. Lean werkt daarin zelfs zo praktisch dat mensen de theorie al snel mee naar huis nemen voor de inrichting van de  keuken of de voorraad kast.

In een Lean organisatie werken mensen die anders naar hun werk kijken. Veel van de Lean principes gaan tegen natuurlijk gedrag in, maar als mensen het eenmaal door hebben zien ze overal mogelijkheden om hun werk efficiënter in te richten.

5. Lean “werkt”

Er zijn inmiddels legio voorbeelden van Lean initiatieven die veel hebben opgeleverd. Van het terugdringen van de doorlooptijd voor het aanvragen van een vergunning bij een gemeente van ruim 2 maanden naar maximaal 2 weken. Tot het reduceren van het aantal proces stappen voor het aflossen van een lening van 34 stappen naar 14 stappen bij een bank. Lean kent succes en dat is voor iedere organisatie haalbaar. Daarbij zit het grootste succes niet in de zojuist genoemde verbeteringen, maar de cultuur van continue optimalisatie.

Een Lean organisatie is continu gebrand op verbeteringen waarbij iedere succesvolle verbetering het vliegwiel van verbetering verder aan slingert.