Werkdruk verpleegkundigen met 12% verlagen? Natuurlijk kan dat!

Een kaizen event is een drie tot vijf dagen durend evenement waarin we starten met een probleemstelling en een doelstelling. We eindigen met een geïmplementeerde oplossing. Een kaizen event is een veel toegepaste ‘lean tool’ en heeft een aantal voordelen.

• Het urgente probleem wordt opgelost in een relatief korte periode.
• De oplossing wordt bedacht en geïmplementeerd door de medewerkers op de werkvloer.
• Een ander belangrijk bijkomend voordeel is dat medewerkers in hun eigen werkomgeving kennismaken met de lean methodiek en tools. Zij leren om deze effectief te gebruiken voor het oplossen van problemen waar ze dagelijks tegenaan lopen (en overheen stappen).

In de praktijk is het vaak moeilijk om een kaizen event te organiseren. Zo zijn verpleegkundigen ruim van te voren ingeroosterd en er is weinig ruimte voor patiënt overstijgende zaken. De werkdruk is hoog en de prioriteit ligt overduidelijk bij het uitvoeren van het primaire proces. Tergooi (ziekenhuis in Hilversum en Blaricum) denkt daar anders over. Na de verbeterborden en 5S Lean Management is het nu hoogtijd om te experimenteren met kaizen events in twee dagen: de manier om de vicieuze cirkel te doorbreken.

“Verbeteren is onderdeel van ons werk, net als medicijnen uitdelen, bloedprikken
en visites lopen.”

De afdeling longgeneeskunde had de eer om aan het eerste Kaizen event mee te doen. De doelstelling: blije(re) verpleegkundigen en 6% werkdrukverlaging tijdens de dagdienst. Op een bezetting van vier verpleegkundigen betekende dit, dat we op zoek moesten gaan naar twee uur verspilling. Ook nu viel weer op dat alle deelnemers – niemand uitgezonderd – het leuk, leerzaam en een hele effectieve manier vinden om te verbeteren. Na twee dagen hard werken verliet iedereen hoopvol en strijdlustig de ‘kaizen war room’. We hebben maatregelen bedacht waarmee we vier uur verspilling uit het proces zouden kunnen halen. Dit betekent 12% werkdrukverlaging!

Enkele voorbeelden van verspillingen en verbeteracties:

• Verspilling: zittend en uitgebreid alle patiënten bespreken.
  Verbeteractie: staand overdragen, in 5 minuten, bij het whiteboard, alleen de bijzonderheden want in het dossier is alles al goed geregistreerd.
• Verspilling: onduidelijkheid bij patiënten en verpleegkundigen over o.a. behandeling en onderzoeken.
  Verbeteractie: artsenvisite samen met verpleegkundige aan het bed van de patiënt. Eind van de ochtend contact tussen arts assistent en supervisor voor accorderen (kleine) behandelvoorstellen.
• Verspilling: ‘tijdrovende’ en belastende wasbeurten van patiënten met waskommen, zeep, washandjes en handdoeken. En daarna het schoonmaken van waskommen en vuil wasgoed.
  Verbeteractie: bedlegerige patiënten wassen met wasdoekjes.
• Verspilling: medische opdrachten ontbreken of worden dubbel afgesproken.
  Verbeteractie: voordat de arts-assistent naar huis gaat nog even de laatste vragen en zaken doornemen.
• Verspilling: overvolle en onoverzichtelijke kastjes op patiëntenkamers.
  Verbeteractie: kastjes op de patiëntenkamers ingericht volgens 5S methodiek. Alleen wat nodig is, visueel met een foto weergegeven.
• Verspilling: veel dubbele of driedubbele voorraad op diverse plekken.
  Verbeteractie: minder voorraad van dezelfde artikelen in minder kasten en karren, wat tevens scheelt met controleren en bijvullen.
• Verspilling: veel oponthoud voor de afdelingsassistent bij het uitdelen van maaltijden.
  Verbeteractie: werkafspraken met de assistent service & voeding over het leegmaken van bladen van nachtkastjes en het opwarmen van voeding.

De volgende dag zijn meteen zes van de tien maatregelen direct geïmplementeerd. Uit een eerste evaluatie drie weken later, blijkt iedereen nog steeds enthousiast te zijn. Het team ervaart daadwerkelijk de voordelen en gaat voor het eerst in jaren op tijd naar huis. Patiënten die eerder opgenomen zijn geweest op de afdeling longgeneeskunde geven aan blij te zijn met de nieuwe werkwijze. Er is meer tijd en aandacht voor hen.

Ik begeleid maandelijks drie kaizen events, maar deze gaf wel heel veel voldoening. De verpleegkundigen werken hard en zijn veel tijd kwijt met ‘dingen’ eromheen. Dit gaat ten koste van tijd om echt te zorgen. Dat knaagt aan verpleegkundigen en daarom ben ik alleen maar dankbaar dat wij hier ons steentje aan bij hebben gedragen. Hopelijk zijn er veel volgende afdelingsmanagers die het Kaizen event faciliteren en de verbeteracties sponsoren.

Meer informatie
Wil jij ook gestructureerd aan de slag met het verbeteren van processen? Een Lean Six Sigma opleiding kan je hier bij helpen. Schroom niet om contact met ons op te nemen via 010 2222 860 of lees meer op onze website. Via de website kun je ook direct met ons chatten om je vragen te stellen.