8 richtlijnen voor een geslaagde pilot

Bij het werken aan verbetering, ontkomen we er in de praktijk vaak niet aan dat er verschillend tegen voorgestelde oplossingen of oplossingsrichtingen wordt aangekeken. De diverse betrokkenen hebben wellicht een afwijkende visie en/of er spelen andere belangen. Niets menselijks is ons immers vreemd. Uiteindelijk zullen er keuzes gemaakt moeten worden: kiezen we voor oplossing A of zou oplossing B toch beter zijn? Om die vraag gedegen en goed onderbouwd te kunnen beantwoorden, kunnen we gebruik maken van een krachtig hulpmiddel: de pilot.

De pilot is een (geheel of gedeeltelijke) test van een voorgestelde oplossing die we op kleine schaal uitvoeren om zo de effecten van die oplossing beter te begrijpen. Bovendien kunnen we, door te leren van de pilot, de oplossing op grote schaal effectiever implementeren. In het algemeen wordt er veel tijd en energie (dus: geld) besteed aan de implementatie van oplossingen. Als we vooraf, voordat we op grote schaal gaan uitrollen, een goede inschatting kunnen maken van het effect van de oplossing, zijn we een stuk opgeschoten. Een pilot kan hierbij uitkomst bieden, mits goed voorbereid en uitgevoerd.

Bij deze 8 richtlijnen die kunnen helpen om een pilot te laten slagen:

1. Maak een plan om de pilot uit te voeren    

Door het maken van een goed plan, wordt de pilot meer dan een veredeld trial & error. Het is zaak om de mindset te veranderen van gut feeling naar management by fact. Een grondig voorbereide pilot past daarbij en levert ons meer op dan zomaar iets doen en dan maar hopen dat het helpt.

2. Maak een datacollectieplan 

Data kan ons naar de oplossing leiden, maar ook hier is een goede voorbereiding cruciaal. We zorgen er dus voor dat we vooraf met elkaar overeenstemming hebben over wie, wanneer, waar en hoe, welke data verzamelt ten behoeve van de pilot en de evaluatie van de pilot.

3. Communiceer de aanpak en strategie

Transparantie helpt verspilling voorkomen. Heldere, duidelijke communicatie helpt daarbij. Zorg er vooraf voor dat alle (direct en indirect) betrokkenen op de hoogte zijn van de aanpak en achterliggende gedachte van de pilot. Een Lean Six Sigma projectmethode als A3 Management kan hierbij helpen.

4. Train personeel

Betrokken medewerkers moeten niet alleen weten wat er gebeurt, maar bovenal ook exact weten wat er van hen wordt verwacht om de pilot tot een succes te maken.

5. Voer de pilot en data collectie uit volgens plan

Dit geldt voor alle taken en onderdelen van de pilot. Indien er noodzaak is om toch van het plan af te wijken, doorloop dan de vorige stappen opnieuw. We kunnen het ons niet veroorloven om de pilot (op onderdelen) anders in te steken, met bijvoorbeeld als gevolg: een discussie met een klant op basis van onjuiste of onvolledige informatie.

6. Evalueer de effectiviteit van de oplossing

Beoordeel de nieuwe performance van het proces (‘process capability’) en toets deze aan het verbeterdoel.  Pas waar mogelijk statistiek toe als hulpmiddel. Liever feiten dan meningen en veronderstellingen (management by fact).

7. Stel vast of er mogelijk nog meer (resterende) oorzaak-gevolg relaties bestaan die kunnen helpen het verbeterdoel te bereiken

Ook een succesvolle pilot leert ons wellicht dat we (nog) niet de volledig beoogde verbetering kunnen realiseren. Een verklaring daarvan kan zijn dat er andere oorzaak-gevolg relaties bestaan in het te verbeteren proces. Mogelijk is dan een vervolg  pilot nodig, waarvoor we (later) afzonderlijk ook weer deze 8 stappen doorlopen.

 8.  Evalueer de uitvoering van de gehele pilot

We kunnen veel leren door het onszelf stellen van vragen als: Waren alle instructies duidelijk? Zijn alle instructies opgevolgd? Was er behoefte aan extra informatie? Welke formulieren of andere hulpmiddelen hadden we nog meer kunnen gebruiken? Zijn er onverwachte zaken gebeurd? Zijn er zaken in het aangepaste- of nieuwe proces waar we nog iets mee moeten? Is er een actieplan om deze zaken op te pakken?

Kortom, een pilot is een krachtig hulpmiddel en heeft wat mij betreft z’n nut bewezen in verbeterprojecten. Een goede voorbereiding, een gedegen uitvoering en een positief kritische evaluatie, helpen bij het laten slagen van een pilot. Bovendien challengen we op deze wijze onze veronderstellingen en aannames en daar is nog nooit een proces slechter van geworden.

Er valt nog veel te vertellen over de pilot en ik kom daar dan ook graag in een afzonderlijk artikel nog eens op terug. Daarnaast ben ik ook benieuwd naar de ervaring die anderen hebben met de pilot als hulpmiddel bij verbeteren. Ik waardeer jullie reacties dan ook bij voorbaat.