Een succesvol Lean project door Arletta Hartstra

Bij Simian, met Reclameland als bekendste handelsnaam, staat continuous improvement tegenwoordig bij iedereen op het netvlies. “Begin 2021 werden de eerste mensen getraind aan de productiekant, maar het is sindsdien als een olievlek door de hele organisatie gegaan,” vertelt Arlette Hartstra.

“In 2019 ben ik hier gestart en ik ben nu verantwoordelijk voor HR en maak ook deel uit van het managementteam, wat wel aangeeft dat personeelsbeleid heel serieus wordt genomen. Mensen verdienen aandacht én training.”

De eerste Yellow Belt trainingen, aan de operationele kant, zijn verzorgd door eigen Black Belts die al in dienst waren bij Simian. “Daarna heeft het een dermate vlucht genomen, doordat we het breder hebben getrokken naar alle afdelingen, dat we met The Lean Six Sigma Company in zee zijn gegaan. Mariska Buitenhuis is een hele fijne trainer die altijd bereikbaar is, met ons meedenkt en de vaart erin houdt. Samen met haar en onze Manager Operations bepalen we keer op keer wie we het beste in welk opleidingstraject kunnen laten participeren en welke projecten we starten.”

Personeelszaken optimaliseert de beurswandproductie?

Zelf heeft Arlette recentelijk haar project afgerond in het kader van haar Lean Practitioner opleiding. “We kiezen er bij Simian bewust voor om een project buiten het eigen vakgebied te draaien. Dat heeft als voordeel dat je er onbevooroordeeld ingaat én je leert enorm veel van wat er op een andere afdeling speelt. Razend interessant om te zien hoe collega’s werken en wat ze precies doen. Meelopen en observeren was de start van het project. Het doel van de Lean projecten is dat je een groep leert leiden en aansturen om gezamenlijk te beoordelen waar verspillingen in het proces zitten, welke verspillingen we als eerst willen aanpakken en hoe. Mijn rol was om hen daar in te coachen en informatie van de werkvloer te halen. De meting moeten we uiteraard dan wel zelf doen, maar de verspillingen en oplossingen kwamen echt vanuit de groep en als Lean leider leidt je die bevindingen naar een vertaalslag en uiteindelijk naar de oplossing die je gezamenlijk bedenkt.”

Beurswanden steeds belangrijker omzetsegment en dus van strategisch belang

De productie van beurswanden is voor Reclameland interessante business, maar het product kan snel beschadigd raken en de afwerking kost erg veel tijd. “Mijn project had tot doel de gemiddelde productietijd van 117 uur drastisch terug te brengen.”

Na observatie/inventarisatie bleek dat benodigde onderdelen voor de productie vaak nog niet klaar lagen of niet compleet waren, en dat vertraagde het proces. “Bovendien was het aanbrengen van de magneetstrip een foutgevoelige handeling die regelmatig zorgde voor de noodzaak van een herdruk, want eenmaal fout geplakt betekent alles overnieuw.” Het resultaat van dit succesvolle A3-project is dat de doorlooptijd van het productieproces van de beurswanden structureel is verkort.

Van project scope tot SOP

“Allereerst hebben we de grondoorzaken van de problematiek geïdentificeerd met alle betrokken partijen en vervolgens hebben we daarvoor oplossingen  aangedragen. Die zijn doorgesproken, ik heb in samenspraak met de productiemanager een implementatieplan gemaakt en successievelijk is alles in lijn hiermee geïmplementeerd. We hebben de Durst productiemachine vervangen door een Colorado en ervoor gezorgd dat mensen getraind zijn om deze machine te bedienen. De materiaalvoorraad ligt nu dichterbij – na een zorgvuldige 6S audit – waardoor de omsteltijd aanzienlijk is verkort. Door voorraad te creëren bij de werkplek is de materiaalvoorraad beter inzichtelijk zodat er tijdig nieuwe voorraad besteld kan worden en er niet meer misgegrepen wordt. Bovendien hebben we een IT-instelling aangepast waardoor het bestand, nadat het gecheckt is door de DTP-afdeling, sneller doorgezet kan worden naar de drukker. Het gevolg is dat daar geen vertraging meer ontstaat en we ook zeker weten dat het bestand oké is. Allemaal hele logische zaken, maar door alles gewoon een keer in alle rust grondig onder de loep te nemen kun je dit soort verbeteringen zien en doorvoeren. Uiteraard heb ik dit alles in nauwe samenwerking met collega’s – mensen op de productievloer, supervisors etc. – uitgevoerd, zowel om draagvlak te creëren alsook omdat hun kennis onontbeerlijk was.”

Het nieuwe werkproces is gedocumenteerd, gestandaardiseerd en gepresenteerd en de SOP is overgedragen. “De oude doorlooptijd bedroeg 117 uur, de nieuwe doorlooptijd is 65 uur. Een verbetering van maar liefst 44,47% en dat is pure winst.”

Na haar Lean Practitioner is Arlette in één adem doorgegaan voor haar Lean Leader. “De theorie heb ik al afgerond en ik heb dag-starts op mijn afdeling geïntroduceerd. Wat nu nog rest is een groepspresentatie. Na de theorie en praktijktraining wil ik nu graag het geleerde continu in praktijk brengen bij Simian. Zowel op mijn eigen afdeling alsook het coachen van andere verbeterprojecten.”